Persondatapolitik for MedicinRådgivningen

Udgave 9. januar 2024

Generelt

Dataansvarlig

De personoplysninger, som vi behandler om dig

1. Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
   1. Når du er medlem eller bruger hos os, indsamler vi følgende almindelige personoplysninger. Navn, telefonnummer og e-mailadresse.
   2. Når du er frivillig hos os, indsamler vi følgende almindelige personoplysninger fra dig: Navn, alder, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e mailadresse, uddannelse, erhvervserfaring. Det er selvfølgelig frivilligt at oplyse det. Dog vil det være en stor hjælp for os, da vi så kan målrette diverse indsatser bedre. Afhængig af dit forhold til os, indsamler vi oplysninger om dit CPR-nr., fx hvis du skal have fradrag for eventuelle bidrag, eller hvis vi har en indberetningspligt.
   3. Når du besøger vores hjemmeside og klikker dig rundt i vores univers, indsamler vi informationer om, hvilke sider du besøger. Denne information bruger vil til statistik og til tilrettelæggelse af vores kommunikation. Vi indsamler også din IP-adresse for at kunne se unikke besøg på vores side. Derudover bruger vi ikke din IP-adresse, og den gemmes heller ikke.
   4. Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig. Men i de tilfælde, hvor du fx ansøger om at blive frivillig, og hvor du selv har oplyst os om disse forhold, behandler vi dine oplysninger. Det kan fx være: race eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold.
   5. Hvis du har tillidshverv i MedicinRådgivningen, kan vi via dine kontaktdata sende dig informationer relevante for det pågældende tillidshverv. I en række tilfælde kan du ikke fravælge dette, da modtagelse af den pågældende information er en nødvendig del af udøvelse af tillidshvervet.

Cookies

1. På vores hjemmeside gøres der brug af ’cookies’ til at styre login samt til at indsamle webstatistik. Derudover har vi tre tredjepartscookies fra henholdsvis Facebook, Google og Retriver. Googles cookie bruges, så det er muligt at bruge søgefunktionen på MedicinRådgivningens hjemmeside. Cookies fra Retriver bruges, så det er muligt at vise medieklip, hvori MedicinRådgivningen optræder. Facebooks cookie er der for, at besøgende nemt kan komme videre til MedicinRådgivningens Facebookside og se de seneste opdateringer derfra. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie, så du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit bruger-id eller andre personlige oplysninger, udover hvad der fremgår af nærværende politik. Det er muligt at slette eller blokere for cookies. Se vejledning her.

Sådan behandler vi dine personoplysninger

1. Helt konkret bruger vi dine personoplysninger til flere forskellige formål, afhængig af om du er medlem, bruger, frivillig, eller om du blot er besøgende på vores hjemmeside.
   1. Er du medlem eller bruger hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:
      1. sende dig nødvendig information om dit medlemskab
      2. sende dig markedsføringsmateriale, hvis dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov
      3. administrere bookinger af samtaler i vores bookingsystem
      4. notere din henvendelse i vores interne journalsystem
      5. sende dig et nyhedsbrev, hvis du har tilmeldt dig det
      6. lave statistikker over medlemmer.

2. Er du frivillig hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:
   1. sende dig nødvendig information om at være frivillig
   2. administere bookinger af samtaler i vores bookingsystem
   3. sende dig et nyhedsbrev, hvis du har tilmeldt dig det
   4. lave statistikker over frivillige.

3. Er du alene bruger af vores hjemmeside, anvender vi dine personoplysninger til at
   1. kunne stille funktionaliteterne på vores hjemmeside til rådighed for dig
   2. udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside
   3. optimere vores hjemmesides indretning
   4. tilrettelægge vores kommunikation.

4. Er du tillidsvalgt hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:
   1. administrere dit tillidshverv
   2. sende dig nødvendig information om dit tillidshverv
   3. sende dig et nyhedsbrev (du får automatisk nyhedsbrevet, når vi har registreret dit tillidshverv).

5. Sender du os en uopfordret henvendelse:
   Vi modtager ofte mails fra privatpersoner, virksomheder eller offentlige myndigheder, hvoraf størstedelen bliver slettet, så snart vi har læst mailen. Kræves det, at vi besvarer din e-mail, bestræber vi os på at besvare din mail inden for 14 dage. Da vi er et lille sekretariat, kan der ved ferier, sygdom og lignende være en længere responstid. Henvendelser, der indeholder personfølsomme oplysninger om fx sygdomsforløb, deler vi aldrig med nogen.

Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag)

1. Når du bliver medlem eller bruger hos os, så behandler vi dine almindelige personoplysninger til netop det pågældende formål. Det juridiske grundlag for Behandling af dine Personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.
2. Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige personoplysninger fordi, vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige Personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.
3. Vi har en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger (dit navn og din e-mailadresse) til brug for markedsføringsformål. Vores legitime interesse består således i at kende til dine præferencer, så vi bedre kan tilpasse vores tilbud til dig og i sidste ende tilbyde produkter og tjenesteydelser, der bedre opfylder dine behov og ønsker. Vi overholder naturligvis også markedsføringslovens regler. Det er ligeledes med henvisning til denne bestemmelse, at vi udarbejder diverse statistikker over antallet af medlemmer, køb, bidrag, brug af hjemmesiden, m.v.
4. I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indberetninger til SKAT, så du kan få fradrag for dit bidrag til os. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, og det er derfor grundlaget for vores Behandling af oplysninger om dit CPR-nr.
5. Såfremt du afgiver eller har afgivet Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) til os, fx oplysninger om dit helbred, så er grundlaget for vores Behandling Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (d), idet vi er et organ, som ikke arbejder med gevinst for øje, og idet vores sigte er af politisk, filosofisk, religiøs eller fagforeningsmæssig art. Behandlingen af dine Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) foretages som led i vores legitime aktiviteter med henblik på at administrere dit tillidshverv som frivillig. Derudover sker behandlingen af dine oplysninger under den betingelse, at du enten er medlem af vores organisation, er tidligere medlem, eller at du på grund af organisationens formål er i regelmæssig kontakt med os.
6. Er du ikke medlem hos os, men fx blot bruger af vores hjemmeside, har vi – i begrænset omfang – brug for at kunne administrere de oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering. Vi kan i nogle tilfælde registrere, hvilke IP-adresser, der har besøgt vores hjemmeside, men informationen bliver slettet igen med det samme. Vi behandler derfor ikke information om ip- adresser.

Deling af dine Personoplysninger

1. Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os med vores it-drift, hosting, mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med fx vores serviceleverandører, vores tekniske support og vores bank.
2. Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med vores koncernforbundne selskaber/organisationer/lokalafdelinger i det omfang, at dette er lovligt.
3. I tillæg til ovenstående så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

MedicinRådgivningens samlede politik for opbevaring og sletning af personlige oplysninger følger herunder:

De vigtigste dele gengives her:

1. Vi opbevarer dine personoplysninger efter nedenstående regler:
   1. Er du medlem hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger så længe du er medlem og derefter i yderligere 5 år.
   2. Er du bruger af vores hjemmeside og samtidig hverken bruger af vores bookingsystem, medlem, tidligere medlem eller bidragyder, så foretager vi ikke nogen registrering som anvendes til markedsføring eller andet vedrørende din person. Vi laver kun upersonlige registreringer til statistisk brug.

Dine rettigheder

1. Indsigt
   1. Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse) kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt, dog senest inden for fristen som er sat ved lov til 30 dage. Hvis det under ekstraordinære omstændigheder ikke kan lade sig at gøre inden for 30 dage, informerer vi omkring dette.
   2. Berigtigelse og sletning
      1. Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.
   3. Begrænsning af Behandling
      1. Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset Behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
   4. Dataportabilitet
      1. Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.
   5. Indsigelsesret
      1. Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.
   6. Tilbagekaldelse af samtykke
      1. Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.
      2. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage salgsfremmende oplysninger og tilbud i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via sms, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til info@smr.dk. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette gratis.
      3. Du kan skrive til info@smr.dk for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder.
      4. Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

4. Hvis du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som medlem etc.

Sikkerhed

1. I Organisationen er vores behandling af personoplysninger underlagt vores It- sikkerhedspolitik. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

Klage til tilsynsmyndighed

1. Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

• Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

Opdatering af denne politik

1. MedicinRådgivningen er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.
2. Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Denne politik er senest opdateret 09. januar 2024